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超便利!オートフィルを覚えて素早く連番や日付を入力しよう!

  • 2019年7月18日
  • 2019年10月19日
  • 仕事術

EXCEL関数やEXCEL VBAではないのですが、EXCELに標準として搭載されている機能の中で便利なのがオートフィルです。

非常に便利な機能なので、覚えておくと色々な場面で使えたりします。

オートフィルとは

オートフィルとは自動的に連番や、連続する要素を入力してくれる機能です。例えば、書類を作成するときに連番をつける場合があります。リストなどを作成する場合がこれに当たりますね。

このとき、キーボードで1、2、3と入力しているとそれだけでまあまあな時間がかかってしまいます。これを一気にやってくれるのがオートフィルです。

実際にやってみましょう。EXCELを起動して、半角数字で1を入力してみましょう。これが連番の最初ですね。この状態で1と入力されたセルを参照します。このとき、カーソルの右下に黒い■があるのが分かるでしょうか?これをマウスでクリックします。

オートフィルの説明1

クリックしたまま指を離すことなく下にマウスを動かしていきましょう。このとき、Ctrlキーを押しっぱなしにしていると、マウスを動かすにつれて1、2、3、4と連番を自動的に振ってくれます。

オートフィルの説明2

マウスを動かし続ければ画面を自動でスクロールしてくれるので、「100までの連番を一気に振りたい!」といったときに非常に便利です。

人によってはEXCEL関数を使用したり、いちいち手入力をしている人もいますが、間違いなくこの方法の方が早いのでおすすめですね。

オートフィルはかゆいところにも手が届く

オートフィルの機能は連番を振るだけではありません。他にもさまざまな機能があり、色々な場面に適用できるようになっています。

職場にてよく使う、オートフィルの連番を振る以外の機能をここで紹介します。

1:日付を連番で振る

カレンダーや、スケジュール表を作成しているときによく使います。実はオートフィルは日付に対しても有効です。

例えば、EXCELに「2019/6/28」と入力します。この状態でオートフィルをやってみると、日付の一覧を作成してくれます。この場合はCtrlキーを押さないようにしましょう。

オートフィルの説明3

上の画像のように、月をまたぐ場合であってもきちんと対応してくれています。スケジュール表などを作る際にわざわざカレンダーを見る必要もないので、かなり便利です。

ちなみにですが、「/」付きの日付ではない「年、月、日」表示の日付も下の画像のようにオートフィルが可能です。対応している範囲がかなり広いので、積極的に使うことができます。

オートフィルの説明4

2:曜日を連続で振る

日付が連番で振れたので気づいたかもしれませんが、曜日もオートフィルで連続させることが可能です。今度はEXCELに金曜日と入力してオートフィルしてみましょう。この場合もCtrlキーを押さないようにしてください。

オートフィルの説明5

上の画像のように、曜日も連続で振ることができました。日曜日の後は正確に月曜日になっていますね。日付を入力した後に曜日を入力するというのもよくあるパターンです。開始の日付と曜日を入力するだけで、あとはオートフィルであっさりと記入することができます。

オートフィルの説明6

また、曜日に関しても「金曜日」と正確に入力しなくてもオートフィルできます。「金」と入力してオートフィルをすることで、同じように曜日を連続で振ることが可能です。

オートフィルの説明7

3:繰り返しの連番を連続で振る

連番を振るオートフィルの説明で、Ctrlを押すことで連番が振れると紹介しました。一方で、オートフィルは連番ではなく、繰り返しの数字を入力したい場合にも有効です。

例えば、1~5までの数字を繰り返したい、とします。その場合はEXCELに1~5までの数字を入力します。

オートフィルの説明8

1~5までの数字をマウスでドラッグして選択します。この状態でオートフィルをCtrlキーを押して行うと、1~5までの数字が繰り返されます。

オートフィルの説明9

作成する書類によっては、連番ではなく繰り返しの数字を項番として振りたい場合もあります。そういったときにこちらは便利ですね。

「事前に連番を入力しておいて、それをドラッグしてオートフィルすると繰り返しの連番が振れる」と覚えておきましょう。

超便利!オートフィルについて ~おわりに~

オートフィル機能は、知ってしまうと使わずにはいられない非常に便利な機能です。新しくファイルを作成する際に日付、曜日、連番を入れることは多いです。

このとき、いちいち日付を入れたり、曜日を入れたり、連番を入力するのはめんどくさいです。しかし、オートフィルがあるならマウス1つで一気に入力することが可能です。

普段あまりマウスを使わないように心がけている人でも、予定表などを組むときはマウスを使用してオートフィルをバリバリ使っています。そのくらい便利な機能ですね。

また、ショートカットやEXCEL関数とは違って覚えることが少ないのも良い点です。Ctrlキーを押すのか、押さないのかという違いはありますが、オートフィルを使用とするときは候補が表示されるので、押すべきか押さないべきかも教えてくれます。

現在PCをメインに使う職場に勤務していて、スケジュール表やタスク表を頻繁に作る仕事が多いならばぜひともマスターしてみてください。とても早く仕事を終わらせることができますよ♪

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