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EXCEL関数使用のススメ

どうも神田です!

「今の職場のEXCELファイル見たら、関数とか全然使ってなくて、全部手入力してるんだよ!?ちょっとありえないと思ったよね」

「もともと使っていたファイルがあるんですけど、それがEXCELファイルなのに関数一個も使ってないんですよね。私の方でEXCEL関数を仕込んだらものすごく楽になって、すぐに仕事終わって周りから感謝されちゃいましたよ」

こんな言葉を最近よく聞きます。私はPCをメインで使うSEだったのであまり実感が湧かないのですが、どうやら職場によってはEXCELファイルで管理をしているのにEXCEL関数を使用していない所もあるようです。

とくに以前作ったEXCELファイルをそのまま使っている、という職場に多いみたいですね。だからこそEXCEL関数を仕込むだけで仕事がものすごく効率化されたり、結果として周りから感謝されたりすることもあるようですね。

今回はこのEXCEL関数を使用するメリットについて、さまざまな観点から私なりにあなたに紹介していきます。結論から述べてしまうと、「EXCEL関数、使った方がいいですよ!」というススメですね。非常におススメですので、まだ使ったことがない場合はとりあえず目を通してみてください♪

EXCEL関数とはなにか?

そもそもEXCEL関数とはなんなのでしょうか?EXCEL関数はとくに準備なく使用できる便利な機能です。EXCELに標準で搭載されています。

まずはEXCELを起動させてみましょう。EXCELを起動さえすればEXCEL関数を使用することができます。例えばですが、エクセル上に適当な位置に「100」「200」「300」「400」「500」と数値を入力してみましょう。ここでは縦一列に入力してみます。

EXCEL関数のススメ1

値が入力されていないセルにカーソルを合わせて、「半角の」=を入力しましょう。その状態でマウスを動かし、100のセルをクリックしてください。

EXCEL関数のススメ2

100のところが青い点線で囲まれます。これは数値を参照している、という意味です。ここでは100と200を足してみましょう。そのままキーボードで半角で+を入力し、その後に200というセルをマウスでクリックします。

EXCEL関数のススメ3

200というセルも参照しましたね。この状態でEnterキーを押すとEXCELが自動的に計算して答えを入力してくれます。この場合は足し算の答えである300が入力されます。

EXCEL関数のススメ4

このように数式を入力することで自動的に計算してくれる便利な機能がEXCEL関数です。SUM関数やVLOOKUP関数などさまざまな種類の関数がありますが、全て半角の=から始まります。

EXCEL関数のメリット

EXCEL関数が分かったところでこれらを使うメリットについて説明していきます。このEXCEL関数を使用するメリットは大きく以下の2つです。

①数式の参照する値が変わっても対応してくれる

先ほどの100+200をしたエクセルをもう一度編集してみましょう。200→400に変更して下さい。

EXCEL関数のススメ5

すると合計の欄にあった300が自動で再計算されて500に変更されました。式で参照したセルの値が変わっても、式の結果を自動的に計算してくれるのです。

上の例では和の部分を手で修正すればいいと思われるかもしれませんが、莫大な量のデータですとそうはいきません。計算式が複雑になればなるほど、電卓などで計算をするのが大変になります。ですがこの機能があれば、莫大な量のデータであっても気にすることはありません。EXCELが計算をしてくれるからですね。

また、EXCELを使っているときに電卓を使用する必要もありません。別の用途で使用するなら話は違いますが、EXCELに入力されている値から計算して求めるならEXCELに計算をさせた方が何倍も速いからです。

②式のセルはコピー&ペーストで別のセルでも使いまわせる

先ほどの100+200をしたエクセルを最後にもう一度編集してみましょう。以下の図のように右側に数値を入力してください。

EXCEL関数のススメ6

今回は100~500、600~1000の2つの数字のブロックを作りました。次に計算結果のセルである500のセルをCtrl+Cでコピーをしてその右隣にCtrl+Vで貼り付けてみましょう。

EXCEL関数のススメ7

300と表示されました。これは100+400の計算式がコピー&ペーストした結果右にズレて、100+200の計算をしてくれたからです。実際に300と表示されているセルにF2キーを押してみると、100と200を参照して足しているのが確認できます。

EXCEL関数のススメ8

このようにコピー&ペーストをするだけで参照する範囲を自動で切り替えてくれます。結果が300のセルをコピーしてその右隣に張り付ければ今度は600+700が計算されて1300になります。

EXCEL関数のススメ9

自動で式もコピーしてくれるのでいちいち再計算したり、もう一度式を入力する必要もありません。この機能は例えば100行に3列数値が入力されていて、その100行分の和や差を一気に計算したいという場合に便利です。

最初の1行だけをEXCEL関数の式で答えを作成し、残りの99行は計算の仕方が同じならばコピー&ペーストで99行分の答えを一気に求めることができます。

ファイルを作成する場合はこの機能であっという間に作れますし、修正する際も①の機能ですぐに直すことができます。ここまでの機能があるなら、EXCEL関数をそれまで作られていたファイルに新たに仕込んで、業務が効率化されて感謝されるのも分かりますね。

EXCEL関数のススメ ~おわりに~

EXCEL関数はここで紹介した数式だけではありません。SUM関数などを始めとしてさまざまな関数があり、そのどれもが業務を効率化してくれるものです。

それぞれのEXCEL関数については別の記事で解説しています。便利な関数が多いので、こちらも参考にしてみてください。

また、EXCEL関数の良いところは、一度仕込んでおけば何度でも使えることと、誰でも使えることです。もちろんあなたしか使わないEXCELファイルにEXCEL関数を仕込むのもアリですが、多人数で使用するEXCELファイルに仕込むのがもっとも効果を発揮します。(ただし、EXCEL関数が間違っているとそれはそれで不味いのですが……)

便利なEXCEL関数をぜひとも使用してみて下さい!

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