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元SEが紹介!EXCELでのショートカットを覚えて自由時間を作ろう!

どうも神田です!以前「元SEが紹介!仕事を早く終えて自分の時間を作るためのショートカットキー【Win】」にて多くのアプリケーションで使用できるショートカットキーを紹介させていただきました。今回はEXCELを使用したショートカットキーの紹介となります。

職種にもよりますが、PCを使用する多くの職業がEXCELを利用しています。設計書を作るのもEXCELですし、契約書を作るのもEXCELだったりします。仕事の時間の半分以上をEXCELで作業している、という方も多いです。

そのため、基本的なショートカットを覚えた後はEXCELのショートカットをマスターすることをおすすめします。ショートカットを覚えることで仕事が効率的になり、早く終わらせることができるからです。

ショートカットを覚えて、さくっと仕事を終わらせて定時で帰り、趣味や飲み会などで充実日々を送りましょう!

職場でよく使ったショートカットキー【EXCEL編】

セルの移動【←】【↑】【→】【↓】

←キー↑キー  →キー ↓キー

EXCELのセルは矢印キーで操作することができます。もちろんマウスでも操作できますが、短い距離にセルを移動させるだけならば矢印キーを使用した方が早いです。

また、矢印キーとShiftキーを組み合わせればマウスのドラッグと同じ処理ができます。Ctrl+Shift+矢印キーならば値が入力されているセルを一気に選択することが可能です。

・Ctrl+Shift+↓キーで一気に選択可能
1セル選択複数セル選択

矢印キーは最初は使いずらいと感じるかもしれませんが、使っているうちに次第に便利になっていきます。キーボードからマウスに手を動かす時間を無くすと仕事が早く終わります。意識してみることをおすすめします!

セルへの入力【F2】

F2キー

セルを移動させた後は文字を入力しますね。そのとき、何もないセルに対して文字を入力するならキーボードで入力すればよいだけです。ですが、すでに文字が入力されている場合でキーボードを入力すると上書きされてしまいます。

すでに入力されている文字を編集する場合にマウスをダブルクリックしていないでしょうか?もしそうなら、セルを合わせてF2キーを押してみてください。これでマウスのダブルクリックと同じ動きになります。

数多くのセルに対していちいちマウスを使用していると時間がかかってしまいます。一つ一つはわずかな時間ですが、何回もやっているとその差は大きくなっていきます。入力されている文言を修正するときや追加するときはF2キーを積極的に使用していきましょう。

書式設定を開く【Ctrl+1】

  Ctrlキー1キー

Ctrl+1キーはセルの書式設定を開きます。セルの折り返し設定や罫線の設定をすぐに呼び出せるので便利です。そこまで使用頻度が高いわけではないものの、覚えておいて損のないキーです。

注意点としてはF1ではなく数字の1キーです。キーボードの左上にあるキーですね。間違えないように注意しましょう。

シートを切り替える【Ctrl+Fn+PageUp】【Ctrl+Fn+PageDown】

CtrlキーFnキーPageUpキー

CtrlキーFnキーPageDownキー

EXCELで仕事をするときに頻繁に使用していたキーです。シートが複数ある時にシートを移動できます。PageUpは右のシートに、PadeDownは左のシートに移動します。またFnキーはキーボードによっては無い場合があるので、その時はCtrl+PageUpを押せば移動します。

いちいち下のシート一覧をマウスで押して移動するのは面倒です。このショートカットキーを覚えるとシート数の多いエクセルファイルに対して仕事をする場合に非常に便利です。

・Ctrl+Fn+PageUpで1つ右のシートに移動

Sheet1Sheet2

・Ctrl+Fn+PageDownで1つ左のシートに移動

Sheet2Sheet1

A列に移動する【Home】

Homeキー

Homeキーはセルを行をそのままにA列へと移動するキーです。ショートカットではないのですが、知らない人が仕事時代にも何人かいましたのでここで上げさせていただきました。

A列はEXCELでは項番などに使われることが多いです。その調整をすぐにできるので、覚えておいてよいキーですね。

現在日付を入力する、現在時刻を入力する【Ctrl+;】【Ctrl+:】

Ctrlキー+キー

Ctrlキーアスタリスクキー

報告書を書いたりしていると、日付を入力する欄があったりします。いちいちPCの日付を見て入力するのってめんどくさいですよね。ですがご安心ください。

Ctrl+;キーで現在の日付を自動で入力してくれます。Ctrl+:では時刻を入れてくれますが、こちらはあまり使う機会はないです。

仮に今の日付を使わないとしても、日付を編集するにはこのショートカットキーは便利です。例えば「2019/8/18」と入力したいときに現在が「2019/7/31」ならばCtrl+;キーを押して、その後にF2キーを押して編集すれば簡単にできます。

・Ctrl+;キーを押した場合、Ctrl+:キーを押した場合

現在日付、現在時刻

行、列を挿入する、削除する【Ctrl+Shift+;】【Ctrl+Shift+ー】

CtrlキーShiftキー+キー

CtrlキーShiftキーマイナスキー

上で紹介した現在日付、現在日時のショートカットキーにShiftキーを混ぜると、行や列の操作ができるようになります。これらの操作はマウスの左クリックで行っている人がほとんどで、かつての職場でも知らない人も多くいました。

行の挿入は入力するスペースを取りたい場合などに便利ですし、行の削除は間違って入力してしまった間違った多くのデータを行ごと削除するのに向いています。かなり使い勝手のよいショートカットですね。

ちなみに行の選択はShift+Space、列の選択はCtrl+Spaceでできます。ですがこのショートカットは入力モードが日本語モードだと使用できません。日本語モードで入力することが多いのに、わざわざこのショートカットキーを使用するためだけに半角英数にするのも少し面倒です。

そのため私は行挿入、行削除のショートカットキーを使用する際にはマウスを使用していました。仕事仲間の中には行選択もキー操作でやっている人もいましたので、ここは好みの問題かなと思います。

・Ctrl+Shift+;キーで行を挿入

行の挿入1行の挿入2

・Ctrl+Shift+ーキーで行を削除

行の削除1行の削除2

上のセルをコピーする、左のセルをコピーする【Ctrl+D】【Ctrl+R】

CtrlキーDキー

CtrlキーRキー

こちらもよく使用するショートカットキーです。Ctrl+Dで上のセルを選択した分だけ下にコピーします。Ctrl+Rならば右ですね。

このショートカットは罫線が多いEXCELデータを編集するのに便利です。入力されている値はDeleteキーで削除することができますが、罫線までは消えません。一応上で紹介したCtrl+1や右クリックなどで線を消すこともできますが、少し面倒です。

ですが、その罫線の引いてある上のセル、あるいは左のセルに罫線の引いていないセルがあるのなら、このショートカットキーを使用することで罫線ごと消すことができます。

広範囲にコピーをする場合にも使えるので、かなり汎用性の高いショートカットキーです。

・Ctrl+Dキーでデータを縦方向にコピー

セルの縦コピー1セルの縦コピー2

・Ctrl+Rキーでデータを横方向にコピー

セルの横コピー1セルの横コピー2

職場でよく使ったショートカットキー【EXCEL編】 ~おわりに~

以上、実務でよく使ったEXCELのショートカットキーでした。EXCEL限定でしか使えないショートカットキーではありますが、その効果は絶大でした。

1回1回は本当にわずかな時間なのですが、それが積み重なるとだんだんと大きくなっていきます。覚える際には一気に覚えるのではなく、少しづつ覚えていくと効果的です。

「今週はこのショートカットキーを使ってみるか」という感じでもいいですね。結果として「使いずらいなぁ」と思った場合はやめてしまいましょう。人によっては合うショートカットキーと合わないショートカットキーはあると私は考えています。

一度使ってみて、「あぁ、こんな動きをするのか」と確認しておくだけでも良いと思います。便利だと思った場合はぜひとも継続して使ってみてください!

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