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職場でよく使ったEXCEL関数【IF関数】

どうも神田です!職場でよく使用したEXCEL関数として「IF関数」を紹介します。

IF関数は条件により表示する内容を変更してくれる関数です。

IF関数の書き方

=IF( 論理式 , 正の場合の値 , 偽の場合の値 )

例えば、100よりも大きな値が入力されていれば200を返し、100以下ならば0を返す関数式を作ってみましょう。入力する式は以下のようになります。

=IF(A1>100,200,0)
「A1>100」というのが論理式で、この式を満たしていれば「200」を、満たしていなければ「0」を表示する、という意味になります。実際にEXCELで入力してみると以下のようになります。
IF関数の説明1
「90」は100よりも小さいので0と表示され、「110」は100以上なので200が表示されています。

一つのセルに2つ以上の値を設定することができるので、膨大なデータを処理しながら、数値や文字によって表示する内容を変えたい場合に便利です。

IF関数の使える点

①文字列も入力できる

IF関数は文字列も表示させることができます。むしろこちらの方が使い勝手は良いイメージですね。例えばですが、商品の個数が1000を下回っている場合に発注が必要なものを選別する場合は以下のように記述します。

=IF(A1<1000,”発注必要”,”不要”)
実際にA列に数字を入力し、その横に上記の式を入れるとどの商品を発注する必要があるのかが一瞬で分かります。下の画像では商品Bと商品Dに発注が必要である、ということが分かりますね。

IF関数の説明2

ファイルに文字列を表示させることで簡単に見分けることができるのは良い点です。また、この場合は仕入れた後に数量を再入力するだけで発注不要にすることもできます。手間を省けるのが良いところですね。

②IF関数を入れ子にすることができる

IF関数は入れ子にして複数の条件を扱うことができます。もう一度確認してみましょう。IF関数の式は以下のようになっています。

=IF( 論理式 , 正の場合の値 , 偽の場合の値 )

この正の場合、偽の場合にさらにIF関数を適用することでより複雑な条件にすることが可能です。例を用いて見てみましょう。

IF関数の説明3

先ほどの表に料金と発注フラグを入れてみました。ここで発注する条件に、「数量が1000より少ない」の他に、「数量が1000より少なくても金額が2000円より大きくなければ発注しない(例:利益が上がらないので売り物から除外する)」「数量が1000より小さくても、発注フラグが1なら発注する(例:ここから先人気商品になる可能性が高いので在庫を確保しておく)」とします。

少し条件が複雑なので具体的に条件分岐を考えると以下のようになります。

数量が1000より少ないか?
|-【YES】金額が2000より大きいか
|   |- 【YES】発注する
|   |- 【NO】発注しない

|- 【NO】発注フラグが1か
    |-【YES】発注する
    |-【NO】発注しない

このような分岐をノートや紙などに書くことでIF関数が入れ子になっていても間違えずに書くことができます。上の分岐図から導き出した関数の式は以下のようになります。

=IF(B2<1000,IF(C2>2000,”発注必要”,”不要”),IF(D2=1,”発注必要”,”不要”))
正の場合の部分に金額が2000より大きいかの分岐が、偽の部分に発注フラグが1かどうかの分岐があります。この式を発注の欄に入れていくと、条件に適した発注すべき商品が分かります。
IF関数の説明4

上の画像から商品Bと商品Dが発注対象であることが分かりますね。このように一気に求めることができるので便利ではあるのですが、IF関数の入れ子に関しては式を間違えやすい部分でもあります。既存のデータに適用してみて、結果が合っているかどうかを必ず目で確認するようにしましょう。

IF関数について ~おわりに~

IF関数は数量や金額に応じて結果を変えることができる関数です。言ってしまえば1つのセルに2つ以上の値を登録できるので、かなり便利な関数です。

その一方で、入れ子にした場合のIF関数は書類作成上のミスを発生させやすい要因でもあります。複雑な構造にする場合は必ず既存のデータで確認するようにしましょう。関数は再設定すればいいだけなので、焦って「完成しました!」ということもないですからね。

IF関数は仕事だけでなく、何か趣味でEXCELを使用する場合(簡単なスポーツの記録表や予定表、ゲームでのデータ測定、家計簿など)pにも使える便利な関数です。ぜひとも習得しておきましょう!

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