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職場でよく使ったEXCEL関数【TRIM関数】

どうも神田です!今回は「TRIM関数」を紹介します。

TRIM関数は空白セルを削除してくれる関数です。

TRIM関数の書き方、使い方

=TRIM( 文字列 )
書き方は非常に簡単です。実際に使ってみましょう。下の画像を見てください。

TRIM関数の説明1

上の画像ではA列に入力した文字からTRIM関数で空白を切り取っています。

職場でデータを扱っていると空白セルが混入してしまうというのは実はよくある話で、そのままだとデータとして使用できなかったり、見栄えが悪い、と指摘されることもしばしばです。そういったときに、このTRIM関数は非常に役に立ちます。

非常に単純な関数で、空白セルを削除するという役割しかありませんが、その威力は計り知れないですね。

TRIM関数の注意点

①空白セルの削除の仕方に注意

TRIM関数の気を付けるべき点は、空白セルの削除の仕方です。先ほどの画像をもう一度見てみましょう。

TRIM関数の説明1

A列に入力されている文字列はこのままでは分かりにくいので分かりやすくしてみましょう。全角の空白セルを□、半角の空白セルを〇とします。すると2行目、3行目、4行目の文字列は以下のようになります。

1行目:カラオケ〇□ステップアップ講座□の管理人□□□は□〇〇神田です
2行目:〇〇〇〇〇〇カラオケ□〇ステップアップ講座□の管理人□□□は□〇〇神田です
3行目:□□□□□□□カラオケ〇ステップアップ講座□の管理人□□□は□〇〇神田です

↓変換後

1行目:カラオケ〇ステップアップ講座□の管理人□は□神田です
2行目:カラオケ□ステップアップ講座□の管理人□は□神田です
3行目:カラオケ〇ステップアップ講座□の管理人□は□神田です
まず覚えておくべきは、文字列が始まる前の空白セルは全て削除されます。2行目も3行目も「カラオケ」という文言の前に大量の空白セルが入力されていますが、いずれもB列では削除されています。

そして文中の複数重なっている空白セルは「最初の1つのみ」を残して、残りをすべて削除します。そのため2行目は「カラオケ」と「ステップアップ講座」の間に全角スペースが残されますが、1行目と3行目には半角スペースが残されています。

文中での空白セルの扱いは忘れやすい部分なので、注意したいですね。

②基本的には全ての空白セルを全角か半角に統一してから使う

TRIM関数の使い方は簡単ですが、全角も半角も問答無用で消していくので、使用した後の文字列が全角と半角の空白セルが混同している、というのはよくある話です。

そのため基本的にはSUBSTITUTE関数を使用して全角か半角かどちらかに統一する、というステップを先に踏みます。

上のような画像ではTRIM関数の内部にSUBSTITUTE関数を使用することで、綺麗に全て揃えることができます。

=TRIM(SUBSTITUTE(文字列,” ”,” “))
TRIM関数の説明2

SUBSTITUTE関数の使い方については関数のページで紹介しているので参考にしてみてください!

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職場でよく使ったEXCEL関数【SUBSTITUTE関数】のアイキャッチ画像

TRIM関数について ~おわりに~

TRIM関数はかなりシンプルな関数なのですが、データと見栄えの点からよく使う関数となっています。

とくに以前職場にいた人が作成したファイルなどを簡単にしようとすると空白セルが結構邪魔をしたりするんですよね。

そういったときにTRIM関数は威力を発揮する関数です。

まあ、そもそもそういうデータを作成しないようにしましょう、という問題もあるのですが……。

とはいえ絶対に覚えておくべき関数の一つです。簡単に使用できるので、覚えておいてください!

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